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Como reduzir despesas desnecessárias com Telecom

06/04/2017 Tecnologia
telecom

O cenário econômico exige cortes orçamentários. Nas empresas, a redução de custos de telefonia é uma das primeiras medidas a ser adotada. Mesmo o Telecom sendo de vital importância no desenvolvimento de um negócio, é possível aliar custos baixos, bons serviços e alto rendimento corporativo.

A primeira dica é categorizar os gastos. Coloque em xeque os custos com equipamentos. Analise quais são as despesas fixas e quais desmembramentos destas. Em relação às despesas fixas, por exemplo, veja se sua empresa utiliza assinaturas, franquias, ligações, ou todos esses serviços juntos. A clareza a cerca das despesas é o fio da meada para elaborar ações rumo à redução de custos em telefonia.

Entretanto, existem outras atitudes indispensáveis no controle de gastos com sistemas de telecomunicações. Ações que podem soar fáceis, mas, que demandam tempo e dedicação. Elaboramos um passo a passo para ajudar você a entender como estancar a sangria das despesas com telecomunicações sem prejudicar o desempenho da sua empresa.

Gestão em telecomunicações

A gestão de telecomunicações é um serviço fundamental aos empresários na readequação financeira as tarifas em Telecom. Estima-se que a economia com essa contratação varie entre 10 a 30%, isso sem contar a melhoria nos processos internos.

A gestão vai além do Telecom Expense Management (TEM), função que abrange auditar e pedir detalhamento dos serviços cobrados pelas operadoras. Quando bem implantada, essa gestão analisa, planeja e redistribui a telefonia visando as reais necessidades de cada setor.

Outra característica que revela a eficácia desse gerenciamento é instaurar um sistema de telecomunicações automatizado, ou seja, instalar um software que realizam métricas automáticas, diminuindo as falhas de inserção e interpretação de dados.
O que a gestão de Telecom faz para cortar custos?

Uma gestão de custos em telefonia gerencia a telefonia fixa, móvel, planos de dados e VoIP. Quando eficaz, o serviço trabalha com 7 premissas básicas para trazer economia nos serviços em telecomunicações. Conheça os detalhes de cada uma:

1. Auditar as contas das concessionárias de telefonia
Essa auditoria deve ser feita mensalmente. O estudo das faturas leva em consideração não apenas os preços e os serviços utilizados. Os preços cobrados podem ser bem maiores do que os cobrados pelas demais operadoras.

O gestor deve tentar um acordo para reduzir os preços apresentando orçamentos de outras operadoras. O Benchmarks de Tarifas é um serviço de gestão em telefonia responsável para analisar tarifas e negociar diretamente com fornecedores.

Outra questão sobre os valores é que taxas de adesão e impostos podem estar em desacordo com o estabelecido em contrato. Neste caso, as operadoras são obrigadas a estornar valores de até 3 anos.

2. Inventário das linhas telefônicas
Consiste em verificar quais linhas são utilizadas e quais estão ociosas. Algumas empresas não desligam o ramal de funcionário demitido. Também há linhas que permanecem ativas mesmo quando os funcionários trabalham exclusivamente com celulares. Uma gestão Telecom competente providenciará softwares, além de agendar inventários periódicos. Com o inventário, a solicitação de desligamento ou transferência de linhas ociosas torna-se mais fácil.

3. Atenção à portabilidade
A portabilidade é uma arma do consumidor contra más prestadoras de serviço. Contudo, a liberdade de trocar de operadora pode trazer prejuízos no ambiente corporativo. Essa mudança leva códigos e erros para a nova concessionária. O que era para facilitar reduz o rendimento de todas as áreas da empresa. Uma portabilidade mal feita pode acarretar ainda em aumento de custos. Um bom gestor em telecomunicações avalia todos os prós e contras da portabilidade.

4. Descentralizar responsabilidades internas
Isso significa que os gestores de todas as áreas deverão acompanhar e orientar seus subordinados. Com o trabalho conjunto, todos sentirão a responsabilidade ao usar os dispositivos e irão incentivar o consumo consciente das telecomunicações.

5. Restringir o uso dos serviços de acordo com a função
O celular corporativo, por exemplo, deve ser distribuído com parcimônia. Funcionários que trabalham majoritariamente no escritório não precisam desse serviço. Quem possui acesso ilimitado a celulares corporativos podem fazer mal uso destes, com chamadas pessoais e utilização de redes sociais. Criar e explicar regras para utilização de serviços de telecomunicações ajuda a reduzir gastos significativamente. Uma boa regra é estabelecer minutos para ligações particulares.

6. Cuidado com o roaming internacional
O roaming internacional de dados come uma grossa fatia na fatura. Contudo, aplicativos compatíveis às redes 3G de operadoras estrangeiras identificam os usuários e bloqueiam quem não está autorizado. Esses aplicativos conectam até 5 smartphones e economizam milhões de reais anualmente.

7. Incorporar o BYOD

O Bring Your Own Device é autorizar os funcionários a trabalharem com seus computadores e telefones pessoais. O BYOD pode representar economia, entretanto, é preciso ter cuidado com a abertura das informações corporativas. É preciso observar também a possível procrastinação que pode surgir, devido à utilização de dispositivos pessoais. Uma boa consultoria em telecomunicações também analisa os benefícios e riscos desse novo sistema de trabalho.

8. Avaliar a gestão de Telecom

Todo serviço deve ser avaliado. Para mensurar os resultados da gestão é preciso verificar se as decisões atendem as características do negócio. Outro ponto é analisar se realmente trouxe economia sem comprometer o andamento dos setores. Reúna-se com a contratada caso a administração dos recursos em telecomunicações não atender essas expectativas.

 

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Adam Silva

Adam Silva

Bacharel em Análise de Sistemas, trabalha com TI há 7 anos. Especializado em web, programador, blogueiro, baterista e entusiasta de tudo que envolva tecnologia.

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CEO da F5 Themes e do Estudar TI, palestrante, blogueiro, desenvolvedor web, musicista e cristão. Acesse: https://f5themes.com http://estudarti.com.br
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